De préférence, cet entretien doit se tenir au lieu et pendant les heures de travail du salarié. Mais le moment de l’entretien préalable peut être fixé en dehors du temps de travail en cas d’impossibilité de faire autrement (notamment, si le salarié travaille de nuit). Dans ce cas, le salarié ne pourra pas invoquer une irrégularité de procédure et ne pourra seulement prétendre qu’à la réparation du préjudice éventuellement subi.

En effet, la présence du salarié à un entretien hors du temps de travail habituel peut entraîner des préjudices divers tels que frais de transport supplémentaires, garde d'enfants habituellement assurée par lui, absence à une activité personnelle (études, sport, etc.).
Par ailleurs, le temps passé par le salarié à l'entretien préalable doit être payé comme temps de travail avec les conséquences que cela entraîne : heures supplémentaires, repos compensateur légal, congés payés, etc.

Lorsque, pour des raisons légitimes, le lieu de l’entretien préalable n’est pas celui où s’exécute le travail, ou celui du siège social de l’entreprise, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement.

Tout d’abord, il convient de préciser que le salarié n’a nullement l’obligation de se présenter à la convocation de son employeur. S’il ne le fait pas, il ne peut être sanctionné. En revanche, dans cette hypothèse, la procédure suit son cours : l’employeur peut notifier le licenciement. L’absence du salarié à l’entretien ne rend pas la procédure irrégulière, sauf si le salarié a demandé un report du jour de l’entretien pour un motif légitime.

Tout d’abord, il convient de préciser que le salarié n’a nullement l’obligation de se présenter à la convocation de son employeur. S’il ne le fait pas, il ne peut être sanctionné. En revanche, dans cette hypothèse, la procédure suit son cours : l’employeur peut notifier le licenciement. L’absence du salarié à l’entretien ne rend pas la procédure irrégulière, sauf si le salarié a demandé un report du jour de l’entretien pour un motif légitime.

Ensuite, si le salarié décide de se rendre à l’entretien préalable, il peut se faire assister.
Lorsque l’entreprise est dotée de représentants du personnel, l’assistant choisi par le salarié ne peut être qu’un membre de l’entreprise (mais pas obligatoirement un salarié du même établissement ou du même service). Si un salarié engage des frais de déplacement et de repas pour assister un salarié d’un autre établissement de l’entreprise, l’employeur doit lui rembourser les frais en cause.
En l’absence de représentant du personnel dans l’entreprise, le salarié peut se faire assister par une personne extérieure à l’entreprise, choisie sur une liste préparée par le directeur départemental du travail et arrêtée par le préfet du département.

Ce Conseiller est le plus souvent un militant syndical permanent dont la particularité est d’être assermenté.

Il a donc la faculté d’établir ensuite un compte-rendu de l’entretien décrivant les propos qui ont été tenus pendant l’entretien.

L’employeur peut se faire assister par une personne appartenant à l’entreprise (mais pas par une personne extérieure, telle qu’un avocat ou un expert-comptable ne faisant pas partie de l’entreprise).

L’employeur peut se faire représenter par un membre du personnel (lequel peut ne pas être délégataire du pouvoir de prononcer ultérieurement le licenciement).

La finalité même de l’entretien préalable interdit à l’employeur de donner mandat à une personne étrangère à l’entreprise pour procéder à cet entretien (et notamment un avocat ou un expert-comptable ne faisant pas partie de l’entreprise). En revanche, un directeur du personnel, engagé par la société mère pour exercer ses fonctions à la fois au sein de la société et de ses filiales en France, ne doit pas être considéré comme une personne étrangère à ces filiales. Il peut recevoir mandat pour procéder à l’entretien préalable et au licenciement des salariés employés par ces filiales, sans qu’il soit nécessaire que la délégation de pouvoir soit donnée par écrit.

En l’absence de représentant du personnel dans l’entreprise, le salarié peut se faire assister par une personne extérieure à l’entreprise, choisie sur une liste préparée par le directeur départemental du travail et arrêtée par le préfet du département.

Ce Conseiller est le plus souvent un militant syndical permanent dont la particularité est d’être assermenté.

Il a donc la faculté d’établir ensuite un compte-rendu de l’entretien décrivant les propos qui ont été tenus pendant l’entretien.