RGPD : Quelles obligations pour les entreprises ?
Publié le :
03/01/2018
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Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) sera applicable à compter du 25 mai 2018 et vise à renforcer l’encadrement de la circulation et le traitement des données à caractère personnel des personnes physiques.
Le RGPD a deux objectifs principaux : d’une part renforcer le droit des personnes dont les données sont traitées, et d’autre part responsabiliser les entreprises qui traitent des données grâce à un mécanisme d’« accountability ».
Ce nouveau concept d’« accountability » pousse les entreprises à pratiquer l’autocontrôle et marque la fin du mécanisme de formalités préalables.
Si la mise en œuvre de ce nouveau Règlement créé de nouvelles obligations pour les entreprises, elle constitue néanmoins une aubaine en matière de valorisation des données, de sécurisation des traitements de données personnelles et de renforcement de la réputation et de l’image de l’entreprise. Pour ainsi dire, la mise en conformité avec le RGPD constitue incontestablement un avantage concurrentiel.
En quoi consistent ces obligations ?
- Respecter le principe de protection des données personnelles et de la vie privée imposées par le Règlement, dès la conception de tout projet (« privacy by design ») et ce, par défaut (« privacy by default ») .
- Avoir une vision globale des traitements : les entreprises de plus de 250 salariés ou qui traitent régulièrement des données devront recenser les traitements qu’elles mettent en œuvre dans un « Registre des traitements ».
- Etre en mesure prouver que les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre respectent les règles applicables, notamment via l’adhésion à des codes de conduite et l’obtention de certification par les responsables de traitement et sous-traitant.
- Notifier toute violation de données à caractère personnel par le responsable de traitement et le sous-traitant aux autorités et aux personnes concernées.
- Réaliser une étude d’impact sur la vie privée pour les traitements à risque. Cette étude doit faire apparaître les caractéristiques du traitement, les risques et les mesures adoptées.
- Désigner un délégué à la protection des données (« Data Protection Officer ») pour les organismes publics, les entreprises dont l’activité principale les amènent à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle ou encore des organismes qui traitent des données dites « sensibles » ou relatives à des condamnations pénales et infractions. Sa mission consistera à :
- contrôler le respect du Règlement et du droit national en matière de protection des données ;
- conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d’impact et d’en vérifier l’exécution ;
- et coopérer avec l’autorité de contrôle.
- S’assurer que les personnes sont informées de la durée de conservation des données, l’existence de profilage, de leurs droits et des voies de recours disponibles et que ces informations soient présentées de manière claires et concises. Les entreprises devront donc auditer et modifier l’ensemble des mentions « Informatiques et Libertés » contenues dans les formulaires de souscription et les conditions contractuelles.
- Permettre aux personnes dont les données sont traitées d’exercer :
-leur droit à la portabilité des données : consistant à récupérer des données les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
-leur droit de limitation : permettant de demander la suspension du traitement des données (et non la suppression).
Ainsi, les entreprises devront adapter leur système d’information afin de pouvoir stocker les données sans que celles-ci fassent l’objet de traitement ou de modification.
Un tel projet de mise en conformité peut s’avérer lourd et donc nécessiter le concours d’avocats afin que toutes les obligations soient dument respectées et que le projet présente un véritable avantage concurrentiel.
Cet article n'engage que son auteur.
Crédit photo : © ALF photo - Fotolia.com
Auteur
Constance BEYELER
Avocate
CORNET VINCENT SEGUREL LILLE
LILLE (59)
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